Es un procedimiento estructural y sistemático para medir, evaluar e influir sobre los atributos, comportamientos y resultados relacionados con el trabajo, así como el grado de absentismo, con el fin de descubrir en qué medida es productivo el empleado y si podrá mejorar su rendimiento futuro.
Su importancia radica en que permite implantar nuevas políticas de compensación (por ejemplo ayuda a determinar quiénes deberían recibir un aumento), mejora el desempeño, ayuda a tomar decisiones de ascensos o de ubicación, permite determinar si existe la necesidad de volver a capacitar (un desempeño insuficiente puede indicar la necesidad de volver a formar o, un desempeño adecuado o superior puede indicar la presencia de un potencial no aprovechado), detectar errores en el diseño del puesto, planeación y desarrollo de la carrera profesional, entre otros.
La evaluación del desempeño no es un fin en sí misma, sino un instrumento, un medio, una herramienta para mejorar los resultados de los recursos humanos de la empresa. Cuando está bien planeada, coordinada y desarrollada, normalmente trae beneficios a corto, mediano y largo plazo. Los principales beneficiarios son, generalmente, el evaluado, el jefe, la empresa y la comunidad.
En relación al individuo que trabaja le permite conocer los aspectos del comportamiento y desempeño que la empresa más valoriza en sus empleados así como cuáles son las expectativas de su jefe respecto a su rendimiento y, asimismo, según él sus fortalezas y debilidades; le permite acceder a programas de entrenamiento y perfeccionamiento; estimula el trabajo en equipo y procura desarrollar las acciones pertinentes para motivar a la persona y conseguir su identificación con los objetivos de la empresa. En cuanto los beneficios para el jefe, éste tiene la oportunidad de evaluar mejor el desempeño y el comportamiento de los subordinados, teniendo como medida de evaluación una herramienta objetiva lo cual le permite neutralizar la subjetividad; tomar medidas con el fin de mejorar el comportamiento de sus empleados; alcanzar una mejor comunicación con los individuos y planificar y organizar mejor el trabajo. Finalmente, a la empresa la evaluación del desempeño le permitirá evaluar su potencial humano a corto, mediano y largo plazo y definir la contribución de cada individuo; identificar a los individuos que requieren de perfeccionamiento en determinadas áreas y seleccionar a los que tienen condiciones de promoción o transferencias; por último, estimula la productividad y mejora las relaciones humanas en el trabajo.